Hay muchos negocios que siguen con la caja registradora de toda la vida y les va bien. Otros la tienen porque nadie se ha parado a pensar si les conviene otra cosa. Con Verifactu en el horizonte, es buen momento para mirarlo.
Qué hace una caja registradora
Una caja registradora suma el importe de cada venta, imprime el ticket, guarda el efectivo en su cajón y al final del día saca un resumen de lo vendido. Algunas permiten programar teclas con productos y precios.
Es sencilla, robusta y rápida de usar. Su límite es que sabe cuánto has vendido, pero poco sobre qué has vendido.
Qué hace un TPV
Un TPV hace lo mismo que la caja registradora y además:
- Catálogo completo: cada producto con su precio, su IVA, sus variaciones y sus alérgenos.
- Mesas y comandas en hostelería: qué pidió cada mesa, qué se mandó a cocina y qué falta por cobrar.
- Stock: cada venta descuenta existencias y te avisa cuando algo se acaba.
- Clientes: historial, descuentos y facturas con sus datos.
- Informes: ventas por producto, por hora y por empleado, y ticket medio.
- Cierre de caja con arqueo, cierre X y cierre Z. Lo tienes paso a paso en cierre de caja sin descuadres.
| Qué hace | Caja registradora | TPV |
|---|---|---|
| Registrar la venta e imprimir el ticket | Sí | Sí |
| Saber qué productos se venden más | Limitado | Sí |
| Mesas y comandas a cocina | No | Sí |
| Stock y avisos de mínimos | No | Sí |
| Consultar las ventas desde el móvil | No | Sí |
| Tiene que cumplir Verifactu si factura | Sí | Sí |
Qué pasa con Verifactu
Es la duda más repetida. Las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria lo aclaran: si usas una caja registradora que registra las ventas e imprime, para cada venta, lo que debería ser la factura simplificada del cliente, esa caja es un sistema informático de facturación y tiene que cumplir el reglamento. Es decir, hay que adaptarla o cambiarla.
La fecha en que te obliga depende de cómo tributes: el 1 de enero de 2027 si pagas Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 si no. Lo tienes explicado en qué es Verifactu y desde cuándo obliga.
Si no sabes si tu modelo se puede adaptar, pregúntalo al fabricante o a tu gestoría antes de que llegue la fecha.
Cuándo compensa pasar a un TPV
- Si tienes mesas o cocina. Llevar las comandas en papel y cobrarlas en la caja registradora es donde más errores aparecen.
- Si el stock se lleva a mano. Contar lo que queda cada semana se come horas que el TPV hace solo.
- Si la caja no cuadra y no sabes por qué. Un TPV te dice qué se vendió, quién lo cobró y cómo se pagó.
- Si tu caja no se puede adaptar a Verifactu. Si hay que cambiarla igualmente, suele compensar dar el salto.
Si tu negocio es un mostrador con pocos productos y todo va bien, una caja registradora adaptada puede bastarte. No hace falta cambiar por cambiar.
Cómo lo resuelve Vantaris
- Vantaris Lite: el TPV en el móvil o datáfono Android, por 20 € al mes con IVA incluido. Para quien viene de una caja registradora y quiere algo igual de sencillo.
- TPV de Vantaris: puesto fijo con impresora, cajón y resto de periféricos desde 30 € al mes (plan Starter).
- Verifactu incluido en todos los planes, sin coste extra, y sin permanencia.
- ¿Te preocupa perder lo que tienes? Lo explicamos en cambiar de TPV sin perder datos.
Fuente: preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria sobre el ámbito de aplicación de Verifactu.