Verifactu: qué es y desde cuándo obliga a tu negocio

Verifactu es, ahora mismo, la búsqueda de normativa que más hace cualquier hostelero, comerciante o peluquera autónoma en España. Y con razón: la fecha en la que “toca” cumplir ha cambiado dos veces, así que buena parte de lo que circula por internet está desactualizado. Esto es lo que dice la norma vigente hoy, sin rodeos.

Qué es Verifactu y qué ley lo regula

Verifactu es el nombre con el que se conoce al sistema que obliga a los programas de facturación a cumplir una serie de requisitos técnicos: que cada factura quede registrada de forma encadenada, que no se pueda borrar ni alterar sin dejar rastro, y que exista la posibilidad de enviar esos registros a la Agencia Tributaria casi en el momento en que se generan. No es una aplicación que tengas que instalar aparte, sino una exigencia sobre cómo debe comportarse el software que ya usas para facturar o cobrar.

La base legal se construye en tres pasos. Primero, la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que introduce en la Ley General Tributaria la prohibición de los llamados “programas de doble uso” (software capaz de ocultar o modificar ventas) y la obligación de que los sistemas de facturación garanticen integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Después, el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que desarrolla el reglamento técnico (conocido como RRSIF): cómo debe ser ese registro encadenado, qué es la huella o hash, y las dos modalidades del sistema. Por último, la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que fija las especificaciones técnicas concretas: formato del código QR, contenido de la leyenda obligatoria y estructura de los envíos a Hacienda.

Las fechas que importan hoy: quién cumple y desde cuándo

Esta es la parte que más confusión genera, porque el calendario original se ha aplazado dos veces: primero con el Real Decreto 254/2025, después con un segundo aplazamiento que movió las fechas hasta 2027. Las que rigen hoy son estas:

Si has leído que Verifactu era obligatorio “desde 2025” o “desde 2026” para tu negocio, esa información corresponde a una versión ya superada de la norma. Conviene desconfiar de cualquier fecha que no coincida con esta tabla, y ante la duda, consultar el calendario actualizado directamente en la sede electrónica de la AEAT.

Hay un matiz importante que se suele pasar por alto: aunque tu negocio como usuario todavía no esté obligado a activar Verifactu, el programa que utilizas ya tiene que estar técnicamente preparado desde julio de 2025, porque esa parte de la obligación recae sobre quien fabrica el software, no sobre quien lo usa. Es decir, hay una ventana en la que el software debe cumplir aunque el negocio todavía no reciba sanción por no usarlo en modo Verifactu activo.

La diferencia entre modo Verifactu y “sistema no verificable”

El reglamento contempla dos formas de operar, y ambas exigen el mismo nivel de software conforme al reglamento: la diferencia no está en el rigor técnico, sino en qué pasa con cada registro una vez generado.

En modo Verifactu, cada registro de facturación se envía de forma automática y casi inmediata a la AEAT. Como Hacienda ya tiene el dato en el momento en que se genera, no hace falta ninguna declaración adicional por parte de quien emite la factura, y el riesgo de discrepancias en una inspección se reduce, porque el propio registro ya está en poder de la Administración.

En modo “no verificable”, los registros se generan con los mismos requisitos técnicos (hash encadenado, firma, imposibilidad de alteración) pero se conservan localmente, sin envío automático. Aquí la responsabilidad de custodiar correctamente esos registros recae por completo en el titular del negocio: si Hacienda inspecciona y detecta que faltan registros o que no se han conservado como exige la ley, la consecuencia es para quien los tenía guardados, no para quien fabricó el software.

En ambos casos, la factura debe llevar un código QR y una leyenda obligatoria que indique el modo en el que se ha emitido.

Qué le exige la ley al software que usas

Con independencia del modo elegido, el reglamento impone a cualquier sistema de facturación (SIF) una serie de requisitos técnicos concretos:

• Registro encadenado: cada factura genera un registro que incluye una referencia al anterior, formando una cadena que hace visible cualquier intento de insertar o borrar un registro sin dejar huella.
• Huella o hash: una huella criptográfica calculada sobre cada registro.
• Firma electrónica del registro.
• Código QR en cada factura, incluidas las simplificadas y los tickets.
• Leyenda obligatoria impresa en el documento, distinta según el modo activo.
• Remisión a la AEAT, automática en modo Verifactu; no exigida, pero sí obligatoria su conservación, en modo no verificable.
• Prohibición expresa de alterar o borrar registros: esto es justo lo que la ley llama “software de doble uso”, y su producción, comercialización o uso está prohibida.

Las sanciones: a quién se le aplica cada una

Este es el punto que más se presta a confusión, porque hay dos sanciones distintas dirigidas a dos partes distintas, y no conviene mezclarlas.

Si un negocio (el bar, la tienda, la peluquería) usa, tiene o encarga un sistema de facturación que no cumple los requisitos, la sanción que le corresponde puede alcanzar los 50.000 € por ejercicio en el que se haya usado ese sistema no conforme. Esta es la cifra que de verdad debería preocupar a cualquier negocio que siga usando software sin certificar cuando la obligación entre en vigor para él.

Si es el fabricante del software (aquí es donde entra Vantaris) quien produce o comercializa un sistema que no cumple el reglamento, o que permite ocultar o alterar datos, la sanción es distinta y mayor: 150.000 € por cada ejercicio y por cada tipo de sistema que incumpla, más 1.000 € por cada sistema comercializado sin la certificación exigida.

En resumen: el negocio que use un programa no conforme se juega hasta 50.000 €; el fabricante que lo venda se juega hasta 150.000 € por tipo de sistema, más 1.000 € por unidad sin certificar. Son sanciones a partes distintas de la cadena, y cualquier texto que hable de “los 50.000 € de Verifactu” sin aclarar a quién corresponden está dejando fuera la mitad de la información.

Quién queda fuera de Verifactu

No todo el mundo entra en el ámbito de este reglamento. Quedan excluidos:

• Quienes están acogidos al SII (Suministro Inmediato de Información), sea de forma obligatoria o voluntaria: es un sistema u otro, nunca los dos a la vez.
• Los negocios con domicilio fiscal en territorio foral del País Vasco, que cuenta con su propio sistema, TicketBAI, gestionado por las Haciendas Forales y no por la AEAT.

Sobre Navarra, las fuentes consultadas no son concluyentes: hay versiones distintas sobre si se acoge a un sistema equivalente a TicketBAI, si tiene un proyecto propio sin fecha de obligatoriedad aún fijada, o si aplica directamente el régimen general. No es posible afirmar con seguridad cuál es la situación exacta, así que cualquier negocio con domicilio fiscal en Navarra debería confirmarlo directamente con la Hacienda Foral de Navarra antes de dar nada por sentado.

Cómo saber si tu TPV ya cumple

La forma más directa de comprobarlo es preguntar a quien te vende el software si su sistema cumple el RRSIF (con su declaración responsable) y si puede operar en modo Verifactu. El TPV de Vantaris y su versión para móvil, Vantaris Lite, están preparados para facturar cumpliendo Verifactu, con QR real, desde ya, así que cuando la obligación entre en vigor para tu negocio no hace falta cambiar de sistema ni de flujo de trabajo.

Si tu duda es más práctica que legal —cuánto te va a costar adaptarte, o si te conviene esperar—, en dudas frecuentes sobre Verifactu respondemos en formato corto a las preguntas que más se repiten. Y si todavía estás decidiendo qué TPV montar en tu bar o restaurante, conviene leer primero cómo elegir TPV para un bar o restaurante antes de fijarte solo en el precio.