Cambiar de TPV da más miedo del que debería. El temor habitual no es el sistema nuevo, sino perder por el camino lo que ya tienes: la carta con todos sus precios y variaciones, la lista de clientes, el histórico de ventas y, sobre todo, las facturas que Hacienda puede pedirte años después.
La buena noticia es que con un poco de orden no se pierde nada. Esta guía explica qué datos exportar, qué obligaciones legales siguen vigentes aunque apagues el sistema antiguo, cuándo hacer el cambio y cómo evitar que el primer servicio con el TPV nuevo sea un caos.
Antes de nada: revisa el contrato actual
El primer paso no es técnico, es administrativo. Saca el contrato de tu TPV actual y busca tres cosas:
- Permanencia: si la tiene, cuándo termina y cuánto cuesta salir antes. Hay contratos de TPV con permanencias de 12, 24 o 36 meses.
- Equipo financiado: si el terminal está financiado dentro de la cuota, dar de baja el software puede obligarte a pagar el equipo pendiente.
- Preaviso y acceso a los datos tras la baja: cuántos días de antelación hay que avisar y durante cuánto tiempo podrás entrar en el sistema o pedir tus datos después.
Si la permanencia acaba en pocos meses, a veces compensa esperar y usar ese tiempo para preparar la migración con calma. Y no olvides el datáfono: su contrato es con la entidad de pago y suele tener condiciones propias, independientes del TPV.
Qué datos exportar del TPV antiguo
Pide la exportación antes de cancelar, en un formato estándar como Excel o CSV. Esta es la lista:
| Dato | Para qué lo necesitas | Prioridad |
|---|---|---|
| Catálogo: productos, familias, precios, variantes, extras, alérgenos, códigos de barras | Cargar el TPV nuevo sin teclearlo todo | Imprescindible |
| Registros de facturación y facturas emitidas | Obligación legal de conservación | Imprescindible |
| Clientes: fichas, datos fiscales, saldos, vales y puntos pendientes | No perder la relación con el cliente ni sus saldos | Alta |
| Histórico de ventas e informes de cierre | Comparar temporadas y cuadrar la contabilidad | Alta |
| Proveedores y stock | Seguir controlando el almacén | Media |
| Empleados y registros de fichaje | Obligación laboral de conservación | Imprescindible si fichan en el TPV |
| Agenda de reservas o citas futuras | No dejar clientes sin su mesa o su cita | Imprescindible si las hay |
Tres consejos que ahorran disgustos:
- Comprueba la exportación al recibirla. Ábrela, mira que están todos los productos y que los precios son los actuales. Un fichero vacío o cortado se descubre mejor hoy que dentro de un mes.
- Guarda una copia en dos sitios distintos: en el ordenador de la oficina y en una nube o disco externo.
- Ojo con los saldos de clientes: vales regalo, bonos de sesiones, puntos de fidelización o señales pagadas. Son dinero que el cliente ya te ha dado y tienen que seguir existiendo en el sistema nuevo.
Lo que la ley te obliga a conservar
Cambiar de programa no cambia tus obligaciones. Aunque dejes de usar el TPV antiguo, tienes que poder presentar lo que emitiste con él.
- Facturas: el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga a conservarlas durante el plazo que marca la Ley General Tributaria, cuyo plazo de prescripción es de cuatro años.
- Documentación del negocio: el Código de Comercio exige a los empresarios conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años.
- Registro de jornada: el Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los registros de jornada durante cuatro años. Si tus empleados fichaban en el TPV antiguo, esos registros también hay que exportarlos. Lo explicamos en control horario en hostelería: qué exige la ley.
Con la llegada de Verifactu, los registros de facturación van además encadenados y, en modo no verificable, su custodia recae en el propio negocio. Si tienes dudas sobre cómo afecta a un cambio de sistema, revisa qué es Verifactu y desde cuándo obliga y las dudas frecuentes sobre Verifactu, y coméntalo con tu asesor.
La numeración de las facturas
El Reglamento de facturación exige que la numeración sea correlativa dentro de cada serie. Al cambiar de sistema, lo habitual es abrir una serie nueva en el TPV nuevo para no mezclar ni duplicar números con las del antiguo. Decide con tu asesor cómo lo haces antes del primer ticket.
Cuándo hacer el cambio
El momento importa tanto como el método:
- Temporada baja. Una heladería en noviembre o un chiringuito en febrero pueden cambiar sin presión. Un bar de menú del día, mejor en agosto si cierra o baja el ritmo.
- Un día de cierre o una mañana tranquila, nunca un viernes por la tarde ni en fiestas locales.
- Con cierre de caja limpio en el sistema antiguo. Haz el último cierre, guarda el informe y empieza en el nuevo con la caja a cero.
- Después del cierre de un periodo contable, si puedes: principio de mes o de trimestre facilita cuadrar las cuentas con tu gestoría.
Cómo hacer la migración paso a paso
- Exporta y revisa los datos del sistema antiguo, como en la tabla de arriba.
- Instala el TPV nuevo con antelación, unos días antes del cambio, sin apagar todavía el antiguo.
- Carga el catálogo y repasa precios, impuestos, alérgenos y la impresora a la que va cada producto (barra o cocina).
- Prueba un servicio simulado: abre mesas, manda comandas, divide una cuenta, cobra en efectivo y con tarjeta, imprime y haz un cierre de caja de prueba.
- Forma al equipo antes del primer día real, con el sistema ya configurado con tu carta.
- Haz el cambio en el día elegido, con el último cierre del sistema antiguo hecho.
- Mantén el acceso al sistema antiguo mientras puedas, o al menos la exportación guardada, para consultas y devoluciones de tickets anteriores.
- Da de baja el contrato antiguo solo cuando hayas comprobado que tienes todos los datos.
La formación: el paso que se subestima
El sistema puede estar perfectamente configurado y el primer servicio salir mal porque el equipo no sabe dónde está cada cosa. Pide que la formación sea con tu carta ya cargada, no con una demo genérica, y que cubra lo que pasa en un servicio real: abrir mesa, modificar un plato, dividir la cuenta, devolver un ticket y cerrar caja.
Si tienes personal de temporada, deja a mano una chuleta con las cinco operaciones más habituales. Para negocios con mucha rotación de personal, la facilidad de uso del TPV pesa tanto como sus funciones; lo tratamos en cómo elegir TPV para un bar o restaurante.
Errores habituales al cambiar de TPV
- Cancelar el contrato antiguo antes de tener la exportación.
- No exportar los saldos, vales y bonos de los clientes.
- Olvidar los registros de fichaje del personal.
- Cambiar de sistema en plena temporada.
- Estrenar el TPV nuevo sin probar las impresoras de cocina.
- Reutilizar la misma serie de facturas sin comprobar la numeración.
Cómo te ayuda Vantaris a cambiar
En Vantaris todos los planes incluyen la migración de datos gratuita. Puedes importar productos y proveedores desde Excel, y en comercio la importación masiva del catálogo admite fotos, variantes, códigos de barras y precios; el equipo de Vantaris te ayuda con la carga inicial sin coste. Si vienes de otro sistema y tienes dudas concretas sobre tus datos, cuéntanos cuál usas y estudiamos la migración contigo.
La puesta en marcha incluye subir tu carta o tu catálogo, configurar la red del local, dejar los aparatos emparejados y hacerte la primera formación. Cuesta 90 € en un pago único, IVA incluido, y es gratis si te comprometes 12 meses. El plan Enterprise incluye formación y puesta en marcha guiada.
Y para que no vuelvas a estar atado a un sistema: Vantaris no tiene permanencia. Los planes se cancelan cuando quieras, y al terminar el contrato puedes pedir la exportación de tus datos en un formato estructurado de uso habitual. Hay una prueba gratuita de 14 días para comprobarlo con tu negocio antes de migrar nada.
El TPV de Vantaris cumple Verifactu, funciona sin internet y se adapta a hostelería, comercio y peluquería; si tu negocio es pequeño, Vantaris Lite funciona en el móvil o en un datáfono Android. El control horario exporta los fichajes en Excel y PDF, y el módulo de stockage e inventario lleva tu almacén. Tienes los planes en precios, el coste completo en cuánto cuesta un TPV y la propuesta por sector en restaurantes, bares y cafeterías, tiendas y peluquerías.