Viernes, nueve y media. Suena el teléfono: dos pizzas para recoger a las diez. Luego otro: una a domicilio, calle de la Feria. Alguien lo apunta en un papel junto a la caja. A las diez y cuarto, el cliente de la recogida pregunta por su pedido y nadie sabe si se mandó a cocina.
Los pedidos sin mesa son una parte enorme de la caja de muchos locales, y la más fácil de desordenar.
Todos los pedidos en el mismo sitio
La regla número uno: los pedidos para llevar y a domicilio entran en el mismo TPV que las mesas y salen por la misma cocina. Nada de libretas, nada de una tablet aparte. Así la cocina ve todo en orden de llegada y la caja cuadra al final del día.
Qué datos necesita cada pedido
- Un código para identificarlo sin dudas: «Recoger R3», «Domicilio D7».
- Nombre y teléfono del cliente.
- Si es a domicilio, la dirección y, si la hay, la hora de entrega.
- Cómo paga: si ya está pagado o si hay que cobrar al entregar.
Cobrar antes o al entregar
Cobrar antes de mandar a cocina evita pedidos que nadie viene a recoger. Cobrar al entregar es más cómodo para el cliente de siempre. Las dos valen; lo que no vale es no saber cuál es cuál. El TPV tiene que marcar qué pedidos están pagados y cuáles hay que cobrar en la puerta.
El reparto
El repartidor tiene que salir con una hoja de reparto: dirección, teléfono, lo que tiene que cobrar y lo que lleva en la bolsa. Y cada pedido tiene que tener un estado que vea todo el equipo:
- Pendiente: entra en cocina.
- Listo para salir: la cocina lo ha terminado.
- En camino: el repartidor ha salido.
- Entregado: hecho, y cobrado si tocaba.
Para los clientes que recogen, una pantalla avisadora con los números listos evita el «¿lo mío está?» en la barra.
Un límite para la hora punta
Si tu cocina saca, por ejemplo, 8 pedidos cada 15 minutos, aceptar el noveno a las 21:30 es prometer algo que no vas a cumplir. Un límite por franja horaria hace que el TPV avise al pasar de ese número, o que directamente no deje crear más pedidos en esa franja.
Cómo lo resuelve Vantaris
En el TPV de Vantaris, los pedidos sin mesa van a la pestaña Otros pedidos:
- Tipos de pedido Comer aquí, Recoger y A domicilio, y los que quieras crear (por ejemplo, «Encargo por teléfono»).
- Datos del cliente, dirección y hora de entrega, y la opción de cobrar antes de enviar a cocina. Si cobras el reparto, el cargo se suma solo.
- Hoja de reparto impresa al asignar el repartidor, y estados Pendiente, Listo para salir, En camino y Entregado.
- Límite de pedidos por franja, que avisa o bloquea, y cola de pedidos con número de turno para las barras con mucha gente.
- Todo sale en la pantalla de cocina junto con las mesas.
Lo tienes paso a paso en la guía Pedidos para llevar y a domicilio del centro de ayuda. Y si tu negocio vive de esto, mira también el TPV para kebab.