TPV con datáfono integrado: qué es, qué errores evita y qué preguntar a tu banco

Viernes, once y diez de la noche. La mesa de ocho pide la cuenta: 187,40 €. El camarero va a por el datáfono, vuelve, teclea el importe con prisa y el cliente paga sin mirar. A la una de la madrugada, el cierre no cuadra: el datáfono ha cobrado 178,40 €. Faltan 9 € que nadie va a recuperar, y el cliente ni siquiera sabe que le cobraron de menos.

Ese error no es de mala fe, es de teclear dos veces la misma cifra. Un TPV con datáfono integrado elimina ese paso: el importe viaja solo. En esta guía te explicamos cómo funciona, qué ventajas tiene en sala y en el cierre, qué es el cobro en mesa con Tap to Pay y qué tienes que preguntar a tu banco antes de firmar nada.

Qué significa que el datáfono esté integrado

Hay dos formas de cobrar con tarjeta en un negocio con TPV:

• Datáfono independiente: el TPV calcula la cuenta, el empleado lee el total y lo teclea en el datáfono. Son dos aparatos que no se hablan.
• Datáfono integrado: al pulsar “cobrar con tarjeta” en el TPV, el importe aparece solo en el datáfono. Cuando el cliente paga, el datáfono devuelve el resultado al TPV y el ticket queda marcado como cobrado con tarjeta.

En el primer caso, lo que cuadra al final del día depende de que nadie se haya equivocado en ninguna de las decenas de cifras tecleadas. En el segundo, el TPV y el datáfono cuentan la misma historia.

El error que desaparece: teclear el importe dos veces

Con el datáfono independiente, hay varios errores que se repiten en cualquier local con volumen:

Qué cambia en el cierre de caja

Con el datáfono integrado, el total de tarjeta del TPV y el del datáfono coinciden por construcción, porque cada cobro nace en el ticket. El cierre deja de tener dos fuentes que hay que casar a mano y el descuadre de tarjeta prácticamente desaparece. Si quieres ver el cierre completo paso a paso, lo tienes en la guía sobre cómo hacer el cierre de caja sin descuadres.

Cobro en mesa: la comandera que cobra y el Tap to Pay

En un restaurante o una terraza, el datáfono integrado tiene un segundo efecto: permite cobrar en la mesa sin ir y volver a la barra. Hay dos maneras:

• Comandera con cobro: el mismo dispositivo con el que el camarero toma nota cobra al final. Se toma la comanda, el pedido va a cocina y, cuando piden la cuenta, se cobra ahí mismo. Te lo contamos en la guía sobre la comandera electrónica.
• Tap to Pay: el cobro contactless se hace con el propio móvil o dispositivo Android que ya lleva el camarero, gracias a su chip NFC. El cliente acerca la tarjeta, el móvil o el reloj, y paga. No hace falta un datáfono aparte.

En los dos casos, la tarjeta no sale de la vista del cliente, la mesa no espera a que llegue el datáfono y el cobro entra en el TPV en el momento.

Un detalle importante: muchos dispositivos de cobro en mesa son solo contactless. Si llega un cliente con una tarjeta sin contactless, necesitarás un lector con ranura de chip. Pregunta qué acepta exactamente el aparato antes de retirar el datáfono de siempre.

Dividir la cuenta, cobro mixto y propinas

La integración luce sobre todo en las cuentas complicadas. Cuando una mesa de seis quiere pagar cada uno lo suyo, o la mitad con tarjeta y la otra mitad en efectivo, el TPV divide la cuenta y envía al datáfono cada parte con su importe exacto. Nadie hace cuentas en una servilleta ni teclea seis importes distintos.

Lo mismo con las propinas: si el sistema admite propina con tarjeta, queda registrada en el cobro y aparece en el cierre, en lugar de mezclarse con el efectivo del bote.

Qué preguntar a tu banco o entidad de pago antes de firmar

El TPV pone el programa y la integración; el cobro con tarjeta lo procesa tu entidad de pago, que es quien fija las condiciones. Antes de firmar, pide por escrito:

• Qué terminales o modalidades de cobro admite y si permite integrarlos con el programa de TPV que usas.
• Si admite cobro contactless desde móvil (Tap to Pay) y en qué condiciones.
• Comisión por operación: si es un porcentaje, una cantidad fija o ambas, y si cambia según el tipo de tarjeta.
• Cuotas fijas: alquiler o compra del terminal, mantenimiento, cuota mensual mínima.
• Plazo de abono: cuántos días tarda el dinero en llegar a tu cuenta.
• Permanencia y penalizaciones si cambias de entidad.
• Cómo se gestionan las devoluciones y si tienen coste.

Con esas respuestas en la mano puedes comparar ofertas en igualdad de condiciones. Sin ellas, la cuota que te anuncian dice muy poco.

Qué preguntar al proveedor del TPV

• ¿Con qué datáfonos o entidades de pago funciona la integración?
• ¿Se pueden hacer devoluciones desde el TPV?
• ¿El cobro queda vinculado al ticket y al cierre de caja?
• ¿Se puede cobrar desde la comandera o desde el móvil?
• ¿Se guardan datos de tarjeta en el sistema? (La respuesta correcta es no.)
• ¿Qué pasa si el datáfono no responde a mitad de cobro?

Si estás cambiando todo el sistema, conviene repasar también cómo elegir TPV para un bar o restaurante y cuánto cuesta un TPV.

Cómo lo resuelve Vantaris

En el TPV de Vantaris, el importe viaja del TPV al datáfono automáticamente, sin copiar cifras a mano. Las devoluciones se hacen desde el propio TPV y cada cobro queda vinculado al ticket y al cierre de caja. El TPV divide cuentas por productos o a partes iguales, admite cobro mixto (parte con tarjeta, parte en efectivo) y propinas digitales. Además del efectivo y la tarjeta, reconoce saldo de cliente, vale regalo y vale de fidelización. Vantaris cumple Verifactu, así que cada ticket cobrado sale con su QR.

Para el cobro en mesa, la comandera de Vantaris cobra con Tap to Pay: el dispositivo Android es también el datáfono, el cliente paga con tarjeta, móvil o reloj contactless, las devoluciones se hacen desde la propia comandera y el cobro se registra en el TPV y en el cierre al instante. La comandera con impresora, una LANDI M20 a 299,95 € más 7 €/mes con IVA incluido, toma nota, imprime el ticket en la mesa con su impresora térmica de 58 mm y cobra por contactless NFC. No lleva banda magnética ni ranura de chip: para tarjetas sin contactless hace falta un lector externo.

Si tu negocio es pequeño y quieres que el TPV vaya dentro del propio datáfono, Vantaris Lite funciona en móvil o datáfono Android por 20 €/mes con IVA, con el datáfono integrado: cobras, emites el ticket y cumples Verifactu en un único aparato. El precio del datáfono con Lite dentro se consulta.

Las comisiones de cada cobro dependen de la entidad de pago que elijas, y te ayudamos a encontrar la opción que encaja con tu volumen. En cualquier caso, la operación la procesa tu entidad de pago y Vantaris solo conserva el importe, el estado y los identificadores del pago y de la devolución, nunca los datos completos de la tarjeta.

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