“TPV en la nube” se ha convertido en una etiqueta de venta, y como toda etiqueta, dice menos de lo que parece. Lo que de verdad importa a un bar, una tienda o una peluquería no es dónde están los servidores, sino dos preguntas muy concretas: ¿sigo cobrando si se cae internet? y ¿qué pasa con mis datos si se rompe el equipo?
Hay tres formas de montar un TPV según dónde se guardan los datos: en el propio local, en la nube o en los dos sitios a la vez. Esta guía explica cada una, sus riesgos reales y cuál conviene a cada tipo de negocio.
Las tres formas de guardar los datos de un TPV
| Aspecto | Local | En la nube | Híbrido |
|---|---|---|---|
| Dónde están los datos | En el equipo del negocio | En servidores externos | En el equipo y en la nube |
| ¿Cobra sin internet? | Sí | Depende: si necesita la nube para cada venta, no | Sí |
| Consultar ventas desde casa | Difícil | Sí | Sí, cuando hay sincronización |
| Si el equipo se rompe | Se pierde lo que no tenga copia | Los datos siguen en la nube | Los datos siguen en la nube |
| Varios locales en un panel | Complicado | Sí | Sí |
TPV local
Es el modelo clásico: el programa y la base de datos viven en el ordenador o el terminal del negocio. Su gran virtud es que no depende de internet: si se corta la conexión, el TPV ni se entera.
Sus problemas aparecen fuera del mostrador. Para ver cómo va el día desde casa necesitas soluciones de acceso remoto. Si tienes dos locales, cada uno es una isla. Y lo más serio: si el equipo se rompe, lo roban o se estropea el disco y no hay copia de seguridad reciente, los datos se pierden, incluidos los registros de facturación que estás obligado a conservar.
TPV en la nube
Aquí los datos se guardan en servidores externos y el TPV los consulta por internet. Ventajas: ves el negocio desde cualquier sitio, las copias de seguridad las hace el proveedor, las actualizaciones llegan solas y gestionar varios locales es natural.
El riesgo depende de cómo esté hecho. Si el TPV necesita la nube para registrar cada venta, cuando se cae internet dejas de cobrar, y eso suele pasar en el peor momento. Por eso “en la nube” no basta como respuesta: hay que preguntar qué ocurre sin conexión.
TPV híbrido
Es la combinación de los dos: el equipo del local trabaja con sus propios datos y sincroniza con la nube cuando hay conexión. Si se corta internet, sigue cobrando con normalidad; cuando vuelve, sube lo pendiente. Tienes el acceso desde el móvil y las copias en la nube del modelo en la nube, con la independencia del modelo local.
Para hostelería y comercio, donde un corte de cinco minutos en plena hora punta se traduce en ventas perdidas, es el modelo más sensato.
Qué pasa de verdad cuando se cae internet
Conviene separar lo que depende del TPV de lo que depende, por definición, de internet:
Debería seguir funcionando sin conexión:
- Marcar productos, cobrar en efectivo y emitir el ticket.
- Abrir y cerrar mesas, mandar comandas a cocina dentro del local.
- Abrir y cerrar caja.
Necesita internet para funcionar en tiempo real:
- La carta web y los pedidos online: el cliente pide desde su móvil, por internet.
- Las reservas online: la web de reservas tiene que hablar con tu agenda.
- El envío de registros a la Agencia Tributaria en modo Verifactu, que se hace por internet.
- Consultar las ventas desde fuera del local.
Depende de la red del local, no de internet:
- Las comanderas y la pantalla de cocina suelen comunicarse con el TPV por la red interna del local. Si se cae la fibra pero el router sigue encendido, pueden seguir funcionando; si se cae la WiFi del local, no.
El cobro con tarjeta es un caso aparte: depende de la conexión del propio datáfono, no del TPV.
Copias de seguridad: la pregunta que casi nadie hace
La copia de seguridad es lo que convierte una avería en un mal rato en lugar de un desastre. Antes de contratar un TPV, pregunta:
- ¿Quién hace las copias? ¿El proveedor, automáticamente, o tú a mano?
- ¿Con qué frecuencia? Una copia semanal hecha a mano no sirve si el equipo falla un sábado por la noche.
- ¿Dónde se guardan? Una copia en un pendrive enchufado al mismo TPV no te protege de un robo o un incendio.
- ¿Cómo se restauran? Y cuánto tarda en volver a estar el negocio cobrando.
- ¿Puedo exportar mis datos? En un formato que puedas llevarte si cambias de proveedor.
Recuerda que los registros de facturación hay que conservarlos durante los plazos que marca la normativa fiscal y mercantil, y que en modo no verificable de Verifactu su custodia recae en el propio negocio. Lo explicamos en qué es Verifactu y desde cuándo obliga.
Acceso desde el móvil y varios locales
Una de las razones por las que la nube se ha impuesto es la tranquilidad de ver el negocio sin estar en él: cuánto se ha vendido hoy, qué producto sale más, cómo va la caja. Con un TPV híbrido o en la nube, esa información está disponible desde el móvil o el ordenador.
Si tienes varios locales, la nube es casi imprescindible: permite tener la carta, los precios y los informes de todos en un mismo panel, en lugar de ir local por local.
Hay un matiz que conviene no perder de vista: lo que ves desde el móvil es lo último que se ha sincronizado. En un TPV híbrido, si el local lleva un rato sin conexión, el panel mostrará las ventas hasta el corte y se pondrá al día en cuanto vuelva internet. No es un fallo, es el precio de poder seguir cobrando mientras tanto, y es mucho mejor que la alternativa.
Cuál conviene a cada negocio
- Bar, cafetería o restaurante: híbrido. Necesitas cobrar aunque se caiga la conexión y te interesa ver los números desde fuera. Lo detallamos en TPV para bar o cafetería y TPV para restaurante.
- Tienda: híbrido, sobre todo si vendes también online o tienes stock que consultar desde fuera. Ver TPV para tienda.
- Peluquería o estética: híbrido, con especial atención a que la agenda y las reservas online estén sincronizadas. Ver TPV para peluquería y estética.
- Varios locales o franquicia: híbrido o nube, con panel centralizado.
- Local sin conexión estable (feria, zona rural, evento): local o híbrido, nunca uno que dependa de la nube para cobrar.
Cómo funciona Vantaris
El TPV de Vantaris es híbrido. Funciona sin internet: si cae el WiFi, sigues cobrando, y cuando vuelve la conexión sincroniza automáticamente todos los datos con la nube. El equipo del local, sea tablet, terminal u ordenador, actúa como nodo de red del local: las comanderas lo encuentran dentro de la red del local y se sincronizan con él en tiempo real. Por eso lo que la comandera necesita es que la WiFi del local llegue a toda la sala y la terraza; si no llega, se amplía con un repetidor.
Desde el panel de control web consultas ventas y empleados desde cualquier sitio, y los informes de ventas se ven también desde el móvil. Los servicios de la plataforma incluyen sincronización entre terminales y con la nube, y copias de seguridad periódicas con procedimientos de restauración, alojadas en centros de datos de la Unión Europea. Si alguna vez dejas Vantaris, puedes pedir la exportación de tus datos en un formato estructurado de uso habitual.
Vantaris Lite, la versión para móvil o datáfono Android, trabaja sola: no depende de la red de TPVs del local. La carta web y las reservas online se alimentan del catálogo y la agenda del TPV y se sincronizan con él.
Tienes los planes en precios. Y si todavía estás decidiendo qué montar, empieza por qué es un TPV y cómo elegir TPV para un bar o restaurante, o mira cómo se aplica a restaurantes y tiendas.